Procedura acquisizione documenti

L'acquisizione dei documenti può avvenire nei seguenti modi:

Dopo il caricamento possono essere automatizzate le operazioni di apposizione firma digitale del documento. Vi potreste trovare in 3 situazioni distinte a seconda della configurazione dell'impianto:

1) Dopo il caricamento la fattura viene firmata e inviata automaticamente: non troverete nè la vista "Da firmare" nè la vista "Da inviare" ma avrete a disposizione una serie di viste  dove la fattura si posiziona automaticamente dall'alto verso il basso mentre avanza di stato

2) Avete a disposizione il dispositivo di firma ed è presente una vista "Da firmare": in questa situazione potete se necessario allegare file alla fattura per poi con i comandi o il tasto destro procedere con l'operazione di firma che vi chiederà l'OTP (vedi sezione del manuale Procedura firma documenti )

3) E' presente una vista "Da inviare": in questa situazione potete se necessario allegare file alla fattura per poi con i comandi o il tasto destro procedere con l'operazione di "Firma e invia"; verrà posta una firma automatica ed il documento verrà inviato (vedi la sezione del manuale Procedura invio documenti )

Il software controlla ciclicamente la presenza di documenti da acquisire, l'intervallo di tempo necessario per fare in modo che il documento venga caricato all'interno della gestione FEPA è di circa 1 minuto e può variare a seconda della qualità del collegamento dati e/o al numero di documenti da elaborare.

Si consiglia di pianificare a intervalli regolari l’emissione e l’importazione delle fatture XML in modo da poter operare un controllo sulla corrispondenza di numero e eventualmente di contenuto tra i documenti emessi dal gestionale aziendale e  quelli presenti nella cartella “da firmare”. Se necessario in questa fase è possibile aggiungere allegati al documento principale per poterli spedire in un'unica soluzione