Gestione Documentale

Le informazioni rappresentano il vero patrimonio delle organizzazioni ed è fondamentale che siano archiviabili semplicemente e in modalità sicura per la successiva ricerca.

Nelle realtà in cui non è presente un sistema di gestione elettronica documentale le informazioni e i documenti sono spesso “sparsi” in vari archivi più o meno organizzati: questo perché generati da software diversi che non comunicano tra loro come sistemi gestionali, word, excel, sistemi di posta elettronica, sistemi fax, sistemi cad, etc. o ricevuti dall’esterno in formati diversi come carta e file.

Tutto ciò porta le organizzazioni, dalla più grande multinazionale, all’ente pubblico, alla più piccola azienda privata, a dotarsi di più archivi spesso incompleti e poco accessibili. Il risultato finale comporta un basso livello di disponibilità delle informazioni, ritardi nell’elaborazione, una minore soddisfazione dei clienti, opportunità mancate e spesso la perdita di informazioni e quindi di parte del valore del lavoro svolto.

L’archiviazione di tipo tradizionale ha degli indiscutibili limiti, i più immediati sicuramente sono: occupazione di spazio, ordinamento statico, duplicazione di informazioni, mancanza di sicurezza nell’accesso ai dati, perdita fisiologica di dati, deperibilità dei documenti.

L’utilizzo di piattaforme software per la gestione documentale integrata, come HyperDok e HyperDokPA, che offrono funzionalità evolute di archiviazione digitale dei flussi di dati strutturati e della documentazione destrutturata da carta e file permette di ridurre i tempi e i costi associati alla memorizzazione ed al recupero delle informazioni, alla creazione di copie e all’invio dei documenti cartacei. L’archiviazione digitale garantisce inoltre maggior completezza delle informazioni, interazioni tra i documenti e collegamenti dinamici tra gli stessi.

Grazie all’esperienza acquisita in centinaia di casi analizzati, ha studiato e realizzato delle soluzioni in grado di risolvere questi problemi e offre alle aziende la possibilità di creare, tramite la piattaforma software HyperDok, un unico ambiente contenente tutte le informazioni e i documenti necessari al proprio business: l’ARCHIVIO UNICO AZIENDALE.

Oggi come non mai, l’economia e la società sono fondate sulla gestione e lo scambio delle informazioni. Aziende Private e Pubbliche Amministrazioni devono raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire dati e documenti che circolano in grande quantità e ad una velocità impensabile negli anni precedenti.

E’ un dato di fatto che chi gestisce le informazioni con maggiore efficienza, sia in ambito privato che pubblico, risulta vincente.

L’elevatissimo numero di transazioni del business unito all’esigenza di una corretta formazione e successiva amministrazione dei documenti rende la GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE un elemento strategico.

I benefici dati dalla gestione elettronica documentale sono innumerevoli:

   Informazioni e documenti sempre reperibili in pochi secondi;

   Archivio accessibile ovunque sia da web che da client;

   Eliminazione della carta;

   Aumento dei tempi di risposta;

   Migliore efficienza ed organizzazione;

   Maggiore competitività;

   Sicurezza e rispetto della normativa sulla privacy;

   Rispetto dell’ambiente e riduzione dell’inquinamento;

   Abbattimento dei costi di archiviazione, spedizione e gestione dei documenti.

L’esperienza del nostro personale nel campo della gestione documentale, l’alta padronanza della normativa di settore da parte dei nostri consulenti ci ha permesso di dotarci una gamma completa di prodotti e servizi per il document and workflow management che permettono ad Aziende e PA di gestire, valorizzare e sfruttare al meglio il proprio patrimonio informativo.

Il nostro successo e la nostra crescita sono legati ad HyperDok, la piattaforma software realizzata e sviluppata interamente da ZeroD e composta da un insieme di moduli software e servizi, tra loro cooperanti, che svolgono funzioni specifiche per la GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE.