Caratteristiche

Concetti di base

Il concetto di fattura elettronica, da intendersi come documento che potrebbe non essere mai materializzato su un supporto cartaceo per il suo intero ciclo di vita, ovviamente è ben diverso e lontano dal concetto di invio di un documento analogico (da stampare) trasformato in file e inviato mediante  strumenti informatici di trasmissione dati, quali mail, PEC o messi a disposizione sul web in apposite aree riservate ai destinatari. Semplificando moltissimo l’aspetto tecnico, la fattura elettronica in sintesi è un file scritto seguendo rigidamente uno schema predefinito in formato XML (XML = Extended Markup Language) che, senza l’ausilio di un appropriato visualizzatore, non è di immediata consultazione: è un documento creato per essere riconosciuto,  acquisito e inserito in contabilità dal destinatario in modo automatico dopo la necessaria approvazione; per tale motivo i normali dati contenuti nelle fatture devono essere integrati con codici univoci di identificazione, sia per il destinatario (CUP e CIG) sia per il mittente (partita IVA con la sigla di identificazione del paese). E’ un documento talmente vincolante che le amministrazioni pubbliche coinvolte non possono ricevere, e di conseguenza dare corso ai pagamenti, se i fornitori non si uniformano a questa nuova modalità operativa.

Vediamo rapidamente come è strutturato il flusso logico di gestione di una fattura elettronica: innanzitutto il documento elettronico deve essere prodotto dal software che provvede alla fatturazione attiva, successivamente deve obbligatoriamente essere firmato digitalmente e inoltrato tramite posta elettronica certificata allo SDI che provvede a verificarne la correttezza formale (scartando le non conformi e a smistare i documenti inviandoli ai vari destinatari tracciandone sia la spedizione che l’esito, comunicando perciò al mittente attraverso la sua casella PEC la data di spedizione al destinatario,  e entro 10 gg la successiva accettazione e protocollazione (indispensabili per dare corso al pagamento), oppure la comunicazione di rifiuto a cui seguirà una nota credito a storno e una riemissione del documento modificato come richiesto dall’ente pubblico.

Nel processo di fatturazione elettronica verso le PA i fornitori devono:

1. Predisporre la fattura nello standard tecnico previsto dalla normativa.

2. Firmare la fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un terzo soggetto delegato che funge da intermediario

3. Inviare la fattura al Sistema di Interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti (PEC, FTP, cooperazione applicativa), che successivamente provvede alla   consegna delle fattura all'ufficio destinatario della PA

4. Ricevere le notifiche inviate dallo SDI e riguardanti le attività  del SDI

5. Conservare digitalmente secondo le normative vigenti la fattura

In fase di compilazione della fattura elettronica i fornitori devono inoltre:

Si ricorda che l'obbligo di fatturazione in vigore il 31 marzo 2015 non è¨ stato ancora esteso ai fornitori esteri.