Note

Ci sono alcune considerazioni da fare in merito alla modalità di contabilizzazione di questa tipologia di fattura e anche alla corretta e ordinata verifica del suo avanzamento di stato e dell’auspicabile buon esito al momento del ricevimento da parte del destinatario.

La prima, di carattere puramente contabile amministrativo, è che la modalità di conservazione di un documento elettronico è necessariamente diversa dalla conservazione del cartaceo: la fattura elettronica per la sua natura non può essere stampata e archiviata, ma deve essere oggetto di conservazione sostitutiva e perciò firmata e marcata temporalmente e conservata su supporti ottici e/o magnetici che verranno esibiti a richiesta durante verifiche o accertamenti dell’agenzia delle entrate. A tale proposito è caldamente consigliato tenere un sezionale IVA apposito, in alternativa all’utilizzo di due serie di numerazione distinte nello stesso sezionale serie numeriche distinte (cioè sulle fatture emesse dovrà essere presente un prefisso od un suffisso che identifichi il settore per le quali sono state emesse) in modo da ottemperare alla normativa IVA.

In merito alla data di emissione è utile segnalare che, se nel cartaceo si assumeva come tale la data della fattura, con la fattura elettronica questa data è determinata dalla data di spedizione del documento: chi elabora la classica fatturazione di fine mese deve tenere presente che, se questa verrà effettuata nei primi giorni del mese successivo, i documenti prodotti saranno obbligatoriamente registrati dal destinatario con una data non inferiore a quella di spedizione; questo aspetto ovviamente assume particolare rilevanza per le liquidazioni IVA soprattutto a fine anno.

Per quanto riguarda la gestione dei clienti destinatari della fattura elettronica, come ho accennato poco sopra, oltre alle normali azioni che si possono svolgere successivamente all’emissione di un documento di vendita è opportuno tenere la traccia di tutte le notifiche di avanzamento, ricevute a fronte di ogni singolo documento, specialmente della mail di notifica di avvenuto ricevimento e accettazione da parte del destinatario che costituisce prova inconfutabile del diritto a essere pagati (si badi bene: la mail originale e non la stampa).