Manuali conservazione

E' il documento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici posto in essere da Zerod srl ai sensi dell'art. 8 delle regole tecniche del sistema di conservazione.

Il Manuale della Conservazione è un documento informatico all’interno del quale è possibile trovare l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a Norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i ruoli da costoro ricoperti, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione.

E' obbligatorio per la conservazione digitale dei documenti informatici. A predisporlo è il Responsabile della Conservazione, che deve curarne anche l’aggiornamento periodico.

L’articolo 4 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 distingue i Pacchetti di Versamento dai Pacchetti di Archiviazione. I Pacchetti di Versamento sono i pacchetti informativi comprensivi degli oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche oppure anche solo metadati) che vengono inviati dal Produttore al Sistema di Conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel Manuale della Conservazione. Una volta che i Pacchetti di Versamento vengono elaborati dal Sistema di Conservazione si originano i Pacchetti di Archiviazione mediante i quali il Sistema conserva i dati. Questi ultimi rappresentano dunque la trasformazione di uno o più Pacchetti di Versamento e sono definiti secondo le specifiche previste dal D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 e le modalità riportate nel Manuale della Conservazione.

Se viene conservato un documento analogico tramite copia per immagine del documento stesso, la distruzione del documento cartaceo può avvenire solo una volta ultimato il processo di Conservazione quindi normalmente con l’apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione.

Il luogo di Conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo di giacenza fisica dei server, dove è memorizzato anche l’archivio informatico.